Privacy Policy
V2.0
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understand its content. The English text is presented first, followed by the French and Dutch versions. Please scroll down to
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comprendre facilement le contenu. La version française est présentée après la version anglaise. Veuillez faire défiler vers le
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This Privacy Policy governs the processing of personal data which takes place when you, the User, uses
our services via the ProUnity Platform accessible via a web portal, via our mobile application or via any
connected service (e.g. e-mail, chat, social media, payment provider, …). We, ProUnity NV, respect the
right to privacy and protection of personal data of all our Users. All our processing of personal data done
on or via the ProUnity Platform will comply with the rules set forth in this Privacy Policy.
Please read this Privacy Policy as well as our Terms and Conditions carefully, because they are both an
integral part of our relationship with you. Some of the terms we use here have the same meaning as in
the Terms and Conditions, which is why we have written them with a capital.
Please note: this Privacy Policy does not apply to:
• staff members (employees or independent contractors) of Suppliers, i.e. companies which
provide services to our Clients and choose to upload the personal data of their employees or
contractors into our Platform in the context of the services they provide to our Clients, with the
exception of personal data which ProUnity processes in order to ascertain the correct usage of
its Platform and related services and personal data collected to detect fraud or misuse;
• staff members of our Clients who have been granted access to our Platform by the Client to use
the Platform on the Client’s behalf and for whom the Client has determined that ProUnity shall
act solely as processor.
It will apply, however, to staff members or representatives of the Client with whom ProUnity
interacts when providing its Platform and related services and whose personal data ProUnity
processes as controller, for instance to ascertain proper usage of the Platform and related
services or to detect fraud or misuse.
1 WHO IS RESPONSIBLE?
Short: In most instances ProUnity is responsible for the processing of your personal data. Sometimes
certain responsibilities lie not with ProUnity but with the Client or the Supplier.
1. When you use our Services, we – ProUnity NV, having its registered seat at Roger
Vandendriesschelaan 18 / 4, 1150 Sint-Pieters-Woluwe, RPR Brussels 0568.514.822 – are in principle
responsible for the processing of your personal data for all of the purposes and under the conditions
explained herein.
2. Clients are responsible independently from us for the collection and processing of your personal data.
This will be the case when you use the Platform and connected services in the context of providing your
own services to one of our Clients, either because you have a services agreement directly with the Client
or because you provide services to the Client because you have a services agreement with us. We refer
you to the privacy notice of the Client to understand how your personal data are handled by the Client.
3. Suppliers are responsible for the processing of your personal data when you, as Supplier Consultant
or staff member of a Supplier, use the Platform and our services on behalf of the Supplier. ProUnity will
only be responsible independently from the Supplier for the processing of your personal data to the
extent explained herein. We refer you to the privacy notice of the Supplier to understand how your
personal data are handled by the Supplier.
2 HOW ARE RESPONSIBILITIES ALLOCATED?
Short: If you have a question or request regarding what happens with your personal data on the
Platform, you can contact ProUnity. Whenever the Client or the Supplier is responsible in accordance
with their respective privacy notices, you are to contact them. We will make reasonable efforts to ensure
that your request is addressed to the right responsible party.
1. To arrange for the aforementioned responsibilities, ProUnity, its Clients and Suppliers have put in
place contractual arrangements between them. The essence of these arrangements is:
• when your personal data are processed for the purposes and under the conditions set forth in
this Privacy Policy, we are responsible and you can address all your questions to us by sending
an e-mail to info@pro-unity.com.
• if you are a staff member or representative of a Client and wish to know how the Client
processes your personal data, you can address your questions directly to the Client. We only
process your personal data as processor in such circumstances and are only able to forward
your question to the Client.
• if you are a Freelancer or a staff member of a Supplier or a Supplier Consultant performing
services to a Client and wish to know how a Client is processing your personal data (e.g. at the
Client’s premises, in its visitor registration systems, its IT systems, etc.), we are not involved
in the processing in any way. You should address your questions to the Client directly.
• if you are a staff member of a Supplier or a Supplier Consultant providing services to a Client
and wish to know how the Supplier is processing your personal data when providing services
to a Client through our own services, we act as processor of your Supplier unless explicitly
stated otherwise herein and are only able to forward your question to the Supplier.
2. If your personal data are processed via the Platform, but you are unsure who to contact with questions
or for requests regarding such processing, please send an e-mail to info@pro-unity.com and we will
refer your question or request to the appropriate party.
3 WHAT SORT OF PERSONAL DATA DO WE PROCESS?
Short: We process different types of personal data about our Users, e.g. because you create a profile
and upload your CV or because you are authorized to access and use our Platform for administrative
tasks. In this section we list the different categories of personal data that we process.
When you use our Platform, we collect and process the following categories of personal data for our
own purposes as controller:
- You are a Freelancer:
• personal identification data (e.g. names);
• electronic identification data (e.g. IP addresses);
• data related to your use of the Platform or our Application;
• data related to your timesheets and performance of services to the Client;
• financial identification data (e.g. bank account number);
• debts and expenses;
• agreements and settlements (e.g. your agreement with the Client);
• personal particularities (e.g. age, gender, date of birth);
• current employment (e.g. function title and employer details);
• professional activities (e.g. references);
• professional competences (e.g. professional skills);
• academic curriculum;
• compensation (e.g. your daily rate);
• performance rating;
• use of IT equipment (e.g. your type of browser, time stamps, use of social media).
- You are a staff member or representative of a Client:
• personal identification data (e.g. names);
• electronic identification data (e.g. IP addresses);
• data related to your use of the Platform or our Application;
• current employment (e.g. function title and employer details);
• professional activities (e.g. references);
• use of IT equipment (e.g. your type of browser, time stamps, use of social media).
- You are a staff member of a Supplier or a Supplier Consultant:
• personal identification data (e.g. names);
• electronic identification data (e.g. IP addresses);
• data related to your use of the Platform or our Application;
• data related to your timesheets and performance of services to the Client;
• current employment (e.g. function title and employer details);
• use of IT equipment (e.g. your type of browser, time stamps, use of social media).
4 WHY DO WE PROCESS YOUR PERSONAL DATA?
Short: We process your personal data for a number of different purposes, including to provide you with
our Platform, Application and services, to be able to offer our services to our Clients, to improve our
Platform, Application and services, etc. In this section we provide you with an overview of all the
reasons why we process your personal data.
We process your personal data for the following reasons:
(a) to inform you about our services and opportunities;
(b) to provide our services, including recruiting services (i.e. providing you with interesting
opportunities, inviting you to interviews, etc.), unless you are a Supplier Consultant;
(c) if you are a Freelancer, for administration purposes (i.e. invoicing, timesheet keeping, payment
related administration and reporting);
(d) to inform Users about market conditions;
(e) for statistical reasons;
(f) to improve our Platform and services;
(g) to expand our business, unless you are a Supplier Consultant;
(h) if you are a Freelancer, to build communities among our Users;
(i) for fee benchmarking based on profiles;
(j) for security reasons, fraud and misuse detection, prevention, follow-up and reporting;
(k) to inform any third party in the context of a possible merger with, acquisition from/by or demerger
by that third party, even if that third party is located outside the EU;
(l) to comply with our legal obligations as well as with any valid request from policy, judicial or
governmental authorities.
5 WHAT MAKES THE PROCESSING OF YOUR PERSONAL DATA LEGITIMATE?
Short: The law obliges us to specify which legal basis we rely on to process your personal data (e.g.
your consent). In this section we specify per purpose as listed above which such basis we use.
1. The data protection laws require us to precisely indicate to you which legal option we rely on to make
the processing of your personal data legitimate. We need to clarify this for each of the purposes listed
in section 4 above.
2. For purpose (a) we rely on your consent. We will only send you e-mails with your prior consent,
which you may withdraw at any time. You can use the option to unsubscribe in the e-mails we send you.
3. For the purposes (b) to (d) we process your personal data because it is necessary to perform the
agreement that we have with you for the use of our Platform and connected services. If you work on
behalf of a Client, we rely on our legitimate interests to be able to provide our Services.
4. For the purposes (e) to (k) we process your personal data because it is necessary for purposes of our
legitimate interests, which in this case concern:
• gaining insights in how the Platform and our services are used as well as in our user base;
• our commercial interests to improve and expand our business and services;
• our security and safety interests;
• being able to conclude corporate transactions.
5. For purpose (l) we need to process your personal data to comply with our legal obligations.
6 RECIPIENTS AND TRANSFERS
Short: Your personal data are shared with a limited number of parties, such as our own service
providers, and are thus sent abroad. In this section we explain to whom we send your personal data and
how we ensure that your personal data are kept safe when sent abroad.
1. Your personal data may be sent to the following categories of recipients:
• yourself;
• your contacts or business relations;
• our partners, clients and service providers;
• our shareholders and potential acquirers, which include the organizations with which we are
affiliated, such as the companies in the HeadFirst Group;
• governmental, judicial and other competent bodies.
2. Your personal data are not transferred outside the European Economic Area. If we were to transfer
your personal data to a third country outside the European Economic Area, we will put in place
appropriate safeguards on the basis of European Commission Implementing Decision (EU) 2021/914.
7 HOW LONG DO WE RETAIN YOUR PERSONAL DATA?
Short: We only retain your personal data as long as required to achieve the purposes listed in section
4.
Your personal data are only processed for as long as needed to achieve the purposes listed in section 4
above. We will de-identify your personal data when they are no longer necessary for these purposes,
unless there is:
• an overriding interest of ProUnity or any other third party in keeping your personal data
identifiable;
• a legal or regulatory obligation or a judicial or administrative order that prevents us from
de-identifying them.
8 WHAT RIGHTS DO YOU HAVE?
Short: You have a right to access, correct or erase your personal data or limit or oppose the processing
of your personal data. You also have a right to data portability. In this section we explain how and
under which conditions you may exercise these rights.
1. You have the right to request access to all personal data processed by us insofar it pertains to you.
You can exercise this right first and foremost via the Platform itself. We reserve the right to refuse
multiple requests for access that are clearly submitted for causing nuisance or harm to us or others.
2. You have the right to ask that any personal data pertaining to you which are inaccurate, are corrected
free of charge. A lot of your personal data you can correct yourself via the Platform. If a request for
correction is submitted, such request must be accompanied of proof of the flawed nature of the data for
which correction is asked.
3. You have the right to request that personal data pertaining to you will be deleted if they are no longer
required in light of the purposes outlined above. However, you need to keep in mind that a request for
deletion will be evaluated by us against:
• our own or a third party’s overriding interests;
• legal or regulatory obligations or administrative or judicial orders which may contradict such
deletion.
Instead of deletion you can also ask that we limit the processing of your personal data if and when (a)
you contest the accuracy of that data, (b) the processing is illegitimate or (c) the data are no longer
needed for the purposes which are outlined above, but you need them to defend yourself in judicial
proceedings.
4. You have the right to oppose the processing of personal data for the purposes (e) to (k) in section 4,
but you are required to explain your particular circumstances on which your request for opposition is
based.
5. When clause 5.2 or 5.3 applies, you have the right to receive from us in a structured, commonly used
and machine-readable format all personal data you have provided to us.
6. Each request addressed to us can be send via e-mail to info@pro-unity.com. You can use this email
address to contact our Data Protection Officer.
An e-mail requesting to exercise a right will not be construed as consent with the processing of your
personal data beyond what is required for handling your request. Such request should clearly state and
specify which right you wish to exercise and the reasons for it, if such is required. It should also be dated
and signed, and accompanied by a digitally scanned copy of your valid identity card proving your
identity.
Without prejudice to the allocation of responsibilities as outlined in section 1, we will promptly inform
you of having received this request. If the request proves valid, we will notify you as soon as reasonably
possible and at the latest thirty (30) days after having received the request.
If you have any complaint regarding the processing of your personal data by ProUnity, you may always
contact us via the e-mail address mentioned in the first paragraph of this clause. If you remain unsatisfied
with our response, you may file a complaint with the competent data protection authority, i.e. the Belgian
data protection authority.
Politique de confidentialité
V2.0
La présente Politique de confidentialité régit le traitement des données à caractère personnel qui a lieu
lorsque vous, l’Utilisateur, utilisez nos services par le biais de la Plateforme ProUnity accessible via un
portail web, via notre application mobile ou via tout service connecté (par exemple e-mail, chat, médias
sociaux, prestataire de services de paiement, etc.). Nous, la SA ProUnity, respectons le droit au respect
de la vie privée et à la protection des données à caractère personnel de tous nos Utilisateurs. Tous nos
traitements de données à caractère personnel effectués sur ou par le biais de la Plateforme ProUnity
seront conformes aux règles énoncées dans la présente Politique de confidentialité.
Veuillez lire attentivement la présente Politique de confidentialité ainsi que nos Conditions d’utilisation,
car elles font partie intégrante de la relation que nous entretenons avec vous. Certains des termes que
nous utilisons ici ont la même signification que dans les Conditions d’utilisation, ce qui est la raison
pour laquelle nous les avons écrits avec une majuscule.
Remarque : la présente Politique de confidentialité ne s’applique pas :
• aux membres du personnel (employés ou contractants indépendants) des Fournisseurs, c’est-àdire des sociétés qui fournissent des services à nos Clients et qui choisissent de télécharger les
données à caractère personnel de leurs employés ou contractants sur notre Plateforme dans le
cadre des services qu’ils fournissent à nos Clients, à l’exception des données à caractère
personnel que ProUnity traite afin de s’assurer de l’utilisation correcte de sa Plateforme et des
services qui y sont liés, et des données à caractère personnel collectées en vue de détecter les
fraudes ou les utilisations abusives ;
• aux membres du personnel de nos Clients auxquels le Client a donné accès à notre Plateforme
en vue de l’utiliser en son nom et pour lesquels le Client a décidé que ProUnity agirait
uniquement en tant que responsable du traitement.
Elle s’applique toutefois aux membres du personnel ou aux représentants du Client avec
lesquels ProUnity interagit dans le cadre de la mise à disposition de sa Plateforme et de la
fourniture des services qui y sont liés et dont ProUnity traite les données à caractère personnel
en tant que responsable du traitement, afin de s’assurer, par exemple, de la bonne utilisation de
la Plateforme et des services qui y sont liés, ou pour détecter les fraudes ou les utilisations
abusives.
9 QUI EST RESPONSABLE ?
En bref : dans la plupart des cas, ProUnity est responsable du traitement de vos données à caractère
personnel. Parfois, certaines responsabilités n’incombent pas à ProUnity mais au Client ou au
Fournisseur.
7. Lorsque vous utilisez nos Services, nous - la SA ProUnity, ayant son siège social Avenue Roger
Vandendriessche 18/4, à 1150 Woluwe-Saint-Pierre, RPM Bruxelles 0568.514.822 - sommes en
principe responsables du traitement de vos données à caractère personnel pour toutes les finalités et dans
les conditions énoncées dans ce document.
8. Les Clients sont responsables, indépendamment de nous, de la collecte et du traitement de vos
données à caractère personnel. Ce sera le cas lorsque vous utilisez la Plateforme et les services qui y
sont liés dans le cadre de la fourniture de vos propres services à l’un de nos Clients, soit parce que vous
avez un contrat de service directement avec le Client, soit parce que vous fournissez des services au
Client dans le cadre d’un contrat de service que vous avez avec nous. Nous vous renvoyons à la
déclaration de confidentialité du Client afin de comprendre comment vos données à caractère personnel
sont traitées par le Client.
9. Les Fournisseurs sont responsables du traitement de vos données à caractère personnel lorsque vous,
en tant que Consultant Fournisseur ou membre du personnel d’un Fournisseur, utilisez la Plateforme et
nos services pour le compte du Fournisseur. ProUnity ne sera responsable, indépendamment du
Fournisseur, du traitement de vos données à caractère personnel que dans la mesure énoncée dans le
présent document. Nous vous renvoyons à la déclaration de confidentialité du Fournisseur afin de
comprendre comment vos données à caractère personnel sont traitées par le Fournisseur.
10 COMMENT LES RESPONSABILITÉS SONT-ELLES PARTAGÉES ?
En bref : si vous avez une question ou une demande concernant le traitement de vos données à caractère
personnel sur la Plateforme, vous pouvez contacter ProUnity. Dès lors que le Client ou le Fournisseur
est responsable conformément à leur déclaration de confidentialité respective, ce sont eux qu’il convient
de contacter. Nous nous efforcerons de faire en sorte que votre demande soit adressée à la partie
responsable appropriée.
10. Afin d’organiser les responsabilités susmentionnées, ProUnity, ses Clients et ses Fournisseurs ont
mis en place des modalités contractuelles qui les lient. Les éléments essentiels de ces accords sont les
suivants :
• lorsque vos données à caractère personnel sont traitées pour les finalités et dans les conditions
énoncées dans la présente Politique de confidentialité, nous sommes responsables et vous
pouvez nous adresser toutes vos questions en envoyant un e-mail à info@pro-unity.com.
• si vous êtes un membre du personnel ou un représentant d’un Client et que vous souhaitez
savoir comment le Client traite vos données à caractère personnel, vous pouvez adresser vos
questions directement au Client. Nous ne traitons vos données à caractère personnel en tant que
sous-traitant que dans ces circonstances et nous ne pouvons que transmettre votre question au
Client.
• si vous êtes un Indépendant ou un membre du personnel d’un Fournisseur ou un Consultant
Fournisseur qui fournit des services à un Client et que vous souhaitez savoir comment le Client
traite vos données à caractère personnel (par exemple dans les locaux du Client, dans ses
systèmes d’enregistrement des visiteurs, dans ses systèmes informatiques, etc.), nous ne
sommes en aucun cas impliqués dans le traitement. Vous devez adresser vos questions
directement au Client.
• si vous êtes un membre du personnel d’un Fournisseur ou un Consultant Fournisseur qui fournit
des services à un Client et que vous souhaitez savoir comment le Fournisseur traite vos données
à caractère personnel lorsqu’il fournit des services à un Client par l’intermédiaire de nos
propres services, nous agissons en tant que sous-traitant de votre Fournisseur, sauf indication
contraire explicite dans le présent document, et nous ne pouvons que transmettre votre question
au Fournisseur.
11. Si vos données à caractère personnel sont traitées via la Plateforme, mais que vous ne savez pas à
qui vous adresser pour toute question ou demande concernant ce traitement, veuillez envoyer un e-mail
à info@pro-unity.com et nous transmettrons votre question ou votre demande à la partie appropriée.
11 QUELS TYPES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL TRAITONS-NOUS ?
En bref : nous traitons différents types de données à caractère personnel concernant nos Utilisateurs,
par exemple parce que vous créez un profil et téléchargez votre CV ou parce que vous avez l’autorisation
d’accéder à notre Plateforme et de l’utiliser pour des tâches administratives. La présente section
énumère les différentes catégories de données à caractère personnel que nous traitons.
Lorsque vous utilisez notre Plateforme, nous collectons et traitons les catégories suivantes de données à
caractère personnel pour nos propres finalités en tant que responsable du traitement :
- Vous êtes un Indépendant :
• les données d’identification personnelle (par exemple les noms) ;
• les données d’identification électronique (par exemple les adresses IP) ;
• les données relatives à votre utilisation de la Plateforme ou de notre Application ;
• les données relatives à vos feuilles de temps et à la prestation de services au Client ;
• les données d’identification financière (par exemple le numéro de compte bancaire) ;
• les dettes et les dépenses ;
• les contrats et les transactions (par exemple votre contrat avec le Client) ;
• les particularités personnelles (par exemple l’âge, le sexe, la date de naissance) ;
• l’emploi actuel (par exemple le titre de la fonction et les coordonnées de l’employeur) ;
• les activités professionnelles (par exemple les références) ;
• les compétences professionnelles (par exemple les aptitudes professionnelles) ;
• le curriculum de formation ;
• la rémunération (par exemple votre tarif journalier) ;
• la cote de performance ;
• l’utilisation de matériel informatique (par exemple le type de navigateur, les horodateurs,
l’utilisation des médias sociaux).
- Vous êtes un membre du personnel ou un représentant d’un Client :
• les données d’identification personnelle (par exemple les noms) ;
• les données d’identification électronique (par exemple les adresses IP) ;
• les données relatives à votre utilisation de la Plateforme ou de notre Application ;
• l’emploi actuel (par exemple le titre de la fonction et les coordonnées de l’employeur) ;
• les activités professionnelles (par exemple les références) ;
• l’utilisation de matériel informatique (par exemple le type de navigateur, les horodateurs,
l’utilisation des médias sociaux).
- Vous êtes un membre du personnel d’un Fournisseur ou un Consultant Fournisseur :
• les données d’identification personnelle (par exemple les noms) ;
• les données d’identification électronique (par exemple les adresses IP) ;
• les données relatives à votre utilisation de la Plateforme ou de notre Application ;
• les données relatives à vos feuilles de temps et à la prestation de services au Client ;
• l’emploi actuel (par exemple le titre de la fonction et les coordonnées de l’employeur) ;
• l’utilisation de matériel informatique (par exemple le type de navigateur, les horodateurs,
l’utilisation des médias sociaux).
12 POURQUOI TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
En bref : nous traitons vos données à caractère personnel à différentes fins, notamment pour mettre
notre Plateforme et notre Application à votre disposition et vous fournir nos services, pour pouvoir
offrir nos services à nos Clients, pour améliorer notre Plateforme, notre Application et nos services,
etc. Dans la présente section, nous vous donnons un aperçu de toutes les raisons pour lesquelles nous
traitons vos données à caractère personnel.
Nous traitons vos données à caractère personnel pour les raisons suivantes :
(m) pour vous informer sur nos services et nos opportunités ;
(n) pour fournir nos services, y compris des services de recrutement (c’est-à-dire vous proposer des
opportunités intéressantes, vous inviter à des entretiens, etc.), à moins que vous soyez un
Consultant Fournisseur ;
(o) si vous êtes un Indépendant, à des fins administratives (c’est-à-dire pour la facturation, la tenue
des feuilles de temps, l’administration des paiements et le reporting) ;
(p) pour informer les Utilisateurs sur les conditions du marché ;
(q) pour des raisons statistiques ;
(r) pour améliorer notre Plateforme et nos services ;
(s) pour développer nos activités, à moins que vous ne soyez un Consultant Fournisseur ;
(t) si vous êtes un Indépendant, pour créer des communautés parmi nos Utilisateurs ;
(u) pour l’étude comparative des tarifs sur la base des profils ;
(v) pour des raisons de sécurité, de détection et de prévention des fraudes et des abus, de suivi et de
reporting ;
(w) pour informer tout tiers dans le cadre d’une éventuelle fusion ou scission avec ce tiers ou
acquisition de/par celui-ci, même si ce tiers est situé en dehors de l’UE ;
(x) pour nous conformer à nos obligations légales ainsi qu’à toute demande valable émanant
d’autorités politiques, judiciaires ou gouvernementales.
13 EN QUOI LE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL EST‑IL LÉGITIME ?
En bref : la loi nous oblige à préciser le fondement juridique sur lequel nous nous appuyons pour traiter
vos données à caractère personnel (par exemple votre consentement). Dans la présente section, nous
expliquons sur quel fondement nous nous appuyons pour chaque finalité énumérée ci-dessus.
12. Les lois sur la protection des données nous obligent à vous indiquer précisément sur quel fondement
juridique nous nous appuyons pour rendre légitime le traitement de vos données à caractère personnel.
Ce point doit être clarifié pour chacune des finalités énumérées à la section 4 ci-dessus.
13. Pour la finalité (a), nous nous appuyons sur votre consentement. Nous ne vous enverrons des e-mails
qu’avec votre consentement préalable, que vous pouvez retirer à tout moment. Vous pouvez utiliser
l’option de désinscription dans les e-mails que nous vous envoyons.
14. Pour les finalités (b) à (d), nous traitons vos données à caractère personnel parce que cela est
nécessaire pour exécuter le contrat que nous avons avec vous concernant l’utilisation de notre Plateforme
et des services qui y sont liés. Si vous travaillez pour le compte d’un Client, nous nous appuyons sur nos
intérêts légitimes pour pouvoir fournir nos services.
15. Pour les finalités (e) à (k), nous traitons vos données à caractère personnel parce que cela est
nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes, qui dans ce cas concernent :
• une meilleure compréhension de la manière dont la Plateforme et nos services sont utilisés ainsi
que de notre base d’utilisateurs ;
• nos intérêts commerciaux à améliorer et développer nos activités et nos services ;
• nos intérêts en matière de sécurité et de sûreté ;
• notre capacité à conclure des transactions.
16. Pour la finalité (l), nous avons besoin de traiter vos données à caractère personnel pour nous
conformer à nos obligations légales.
14 DESTINATAIRES ET TRANSFERTS
En bref : vos données à caractère personnel sont partagées avec un nombre limité de parties, telles que
nos propres fournisseurs de services, et sont donc envoyées à l’étranger. Dans la présente section, nous
expliquons à qui nous envoyons vos données à caractère personnel et comment nous les protégeons
lorsqu’elles sont envoyées à l’étranger.
17. Vos données à caractère personnel peuvent être envoyées aux catégories de destinataires suivantes :
• vous-même ;
• vos contacts ou relations d’affaires ;
• nos partenaires, clients et prestataires de services ;
• nos actionnaires et acquéreurs potentiels, qui comprennent les organisations auxquelles nous
sommes affiliés, telles que les sociétés du groupe HeadFirst ;
• des instances gouvernementales, judiciaires et autres instances compétentes.
18. Vos données à caractère personnel ne sont pas transférées en dehors de l’Espace économique
européen. Si nous devons transférer vos données à caractère personnel vers un pays tiers situé en dehors
de l’Espace économique européen, nous mettrons en place des garanties appropriées sur la base de la
décision d’exécution (UE) 2021/914 de la Commission européenne.
15 COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
En bref : nous ne conservons vos données à caractère personnel que le temps nécessaire à la réalisation
des finalités énumérées à la section 4.
Vos données à caractère personnel ne sont traitées que pendant la durée nécessaire à la réalisation des
finalités énumérées au point 4 ci-dessus. Nous anonymisons vos données à caractère personnel
lorsqu’elles ne seront plus nécessaires au regard de ces finalités, à moins qu’il n’y ait :
• un intérêt prépondérant de ProUnity ou de tout autre tiers à ce que vos données à caractère
personnel restent identifiables ;
• une obligation légale ou réglementaire ou une ordonnance judiciaire ou administrative qui
nous empêche de les anonymiser.
16 QUELS SONT VOS DROITS ?
En bref : vous disposez d’un droit d’accès, de rectification ou d’effacement de vos données à caractère
personnel, ainsi que d’un droit de limitation ou d’opposition au traitement de vos données à caractère
personnel. Vous avez également un droit à la portabilité des données. Dans la présente section, nous
expliquons comment et dans quelles conditions vous pouvez exercer ces droits.
19. Vous avez le droit de demander l’accès à toutes les données à caractère personnel que nous traitons,
dans la mesure où elles vous concernent. Vous pouvez tout d’abord exercer ce droit via la Plateforme
proprement dite. Nous nous réservons le droit de refuser les demandes d’accès multiples qui sont
clairement soumises pour nous nuire ou nous porter préjudice, ou pour nuire ou porter préjudice à autrui.
20. Vous avez le droit de demander la rectification gratuite des données à caractère personnel vous
concernant qui sont inexactes. Vous pouvez rectifier vous-même un grand nombre de vos données à
caractère personnel via la Plateforme. En cas de demande de rectification, cette demande doit être
accompagnée de la preuve du caractère erroné des données dont la rectification est demandée.
21. Vous avez le droit de demander que les données à caractère personnel vous concernant soient
effacées si elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités énumérées ci-dessus. Cependant, vous
devez garder à l’esprit que nous évaluerons une demande de suppression sur la base des critères
suivants :
• nos propres intérêts prédominants ou ceux d’un tiers ;
• les obligations légales ou réglementaires ou les ordonnances administratives ou judiciaires qui
pourraient s’opposer à une telle suppression.
Au lieu de la suppression de vos données, vous pouvez également demander que nous limitions le
traitement de vos données à caractère personnel si et quand (a) vous contestez l’exactitude de ces
données, (b) le traitement est illégitime ou (c) les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités
énumérées ci-dessus, mais que vous en avez besoin pour vous défendre dans le cadre d’une procédure
judiciaire.
22. Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour les
finalités (e) à (k) de la section 4, mais vous devrez expliquer les circonstances particulières sur lesquelles
se fonde votre demande d’opposition.
23. Lorsque la clause 5.2 ou 5.3 s’applique, vous avez le droit de recevoir de notre part, dans un format
structuré, couramment utilisé et lisible par machine, toutes les données à caractère personnel que vous
nous avez fournies.
24. Chaque demande qui nous est adressée peut être envoyée par e-mail à info@pro-unity.com. Vous
pouvez utiliser cette adresse électronique pour contacter notre délégué à la protection des données.
Un e-mail demandant l’exercice d’un droit ne sera pas interprété comme un consentement au traitement
de vos données à caractère personnel au-delà de ce qui est nécessaire pour traiter votre demande. Cette
demande doit clairement indiquer et préciser le droit que vous souhaitez exercer et les raisons pour
lesquelles vous souhaitez l’exercer, si cela est requis. Elle doit également être datée et signée, et
accompagnée d’une copie numérisée de votre carte d’identité valide prouvant votre identité.
Sans préjudice du partage des responsabilités tel que décrit au point 1, nous vous informerons
rapidement de la réception de cette demande. Si la demande s’avère valable, nous vous en informerons
dès que raisonnablement possible et au plus tard trente (30) jours suivant la réception de la demande.
Si vous avez une plainte concernant le traitement de vos données à caractère personnel par ProUnity,
vous pouvez toujours nous contacter via l’adresse e-mail mentionnée dans le premier paragraphe de
cette clause. Si notre réponse ne vous donne pas satisfaction, vous pouvez déposer une plainte auprès
de l’autorité compétente en matière de protection des données, c’est-à-dire l’autorité belge de protection
des données.
Privacybeleid
V2.0
Dit Privacybeleid regelt de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvindt wanneer u, de Gebruiker,
gebruik maakt van onze diensten via het ProUnity-Platform dat toegankelijk is via een webportaal, via
onze mobiele applicatie of via een verbonden dienst (bv. e-mail, chat, sociale media, betaaldienst ...).
Wij, ProUnity NV, respecteren het recht op privacy en bescherming van de persoonsgegevens van al
onze Gebruikers. Bij alle verwerking van persoonsgegevens door ons op of via het ProUnity-Platform
zullen de in dit Privacybeleid vastgelegde regels worden nageleefd.
Lees dit Privacybeleid en onze Algemene Voorwaarden zorgvuldig, want beide maken integraal deel uit
van onze relatie met u. Sommige van de hierin gebruikte termen hebben dezelfde betekenis als in de
Algemene Voorwaarden. Daarom hebben we deze met een hoofdletter geschreven.
Opgelet: dit Privacybeleid is niet van toepassing op:
• personeelsleden (werknemers of zelfstandige aannemers) van Leveranciers, d.w.z. bedrijven
die diensten verlenen aan onze Klanten en die de persoonsgegevens van hun personeelsleden
of aannemers op ons Platform willen uploaden in het kader van de diensten die zij onze Klanten
verlenen, met uitzondering van de persoonsgegevens die ProUnity verwerkt om een correct
gebruik van zijn Platform en de bijbehorende diensten te verzekeren en persoonsgegevens die
verzameld worden om fraude of misbruik op te sporen;
• personeelsleden van onze Klanten die van de Klant toegang tot ons Platform hebben gekregen
om het Platform namens de Klant te gebruiken en voor wie de Klant heeft beslist dat ProUnity
uitsluitend als verwerker zal optreden.
Het is echter wel van toepassing voor personeelsleden of vertegenwoordigers van de Klant met
wie ProUnity contact heeft wanneer het zijn Platform en bijbehorende diensten verstrekt en
wier persoonsgegevens ProUnity verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld om
te verzekeren dat het Platform en de bijbehorende diensten correct worden gebruikt of om
fraude of misbruik op te sporen.
17 WIE IS VERANTWOORDELIJK?
Samengevat: In de meeste gevallen is ProUnity verantwoordelijk voor de verwerking van uw
persoonsgegevens. Soms liggen bepaalde verantwoordelijkheden niet bij ProUnity maar bij de Klant of
de Leverancier.
25. Wanneer u gebruik maakt van onze Diensten, zijn wij, ProUnity NV, met maatschappelijke zetel te
Roger Vandendriesschelaan 18, bus 4, 1150 Sint-Pieters-Woluwe, RPR Brussel 0568.514.822, in
principe verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor alle doeleinden en onder
de hierin vermelde voorwaarden.
26. Klanten zijn onafhankelijk van ons verantwoordelijk voor het verzamelen en verwerken van uw
persoonsgegevens. Dat is het geval wanneer u gebruik maakt van het Platform en de bijbehorende
diensten om uw eigen diensten aan een van onze Klanten te verlenen, ofwel omdat u een
dienstenovereenkomst rechtstreeks met de Klant hebt, ofwel omdat u diensten aan de Klant verleent in
het kader van een dienstenovereenkomst met ons. Wij verwijzen u naar de privacyverklaring van de
Klant voor informatie over de behandeling van uw persoonsgegevens door de Klant.
27. Leveranciers zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer u als
Consultant van een Leverancier of personeelslid van een Leverancier namens de Leverancier gebruik
maakt van het Platform en onze diensten. ProUnity is slechts onafhankelijk van de Leverancier
verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in de mate die hierin wordt uitgelegd.
Wij verwijzen u naar de privacyverklaring van de Leverancier voor informatie hoe uw
persoonsgegevens door de Leverancier worden behandeld.
18 HOE ZIJN DE VERANTWOORDELIJKHEDEN VERDEELD?
Samengevat: Indien u een vraag of verzoek hebt over wat er gebeurt met uw persoonsgegevens op het
Platform, kunt u contact opnemen met ProUnity. Wanneer de Klant of de Leverancier volgens zijn eigen
privacyverklaring verantwoordelijk is, dient u altijd contact op te nemen met hem. Wij zullen alles in
het werk stellen om ervoor te zorgen dat uw verzoek bij de juiste verantwoordelijke terechtkomt.
1. Om de bovengenoemde verantwoordelijkheden te regelen hebben ProUnity en zijn Klanten en
Leveranciers onderling contractuele regelingen getroffen. De essentie van deze regelingen is:
• Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de doeleinden en onder de voorwaarden
die in dit Privacybeleid zijn beschreven, zijn wij verantwoordelijk en kunt u al uw vragen aan
ons stellen door een e-mail te sturen naar info@pro-unity.com.
• Indien u een personeelslid of vertegenwoordiger van een Klant bent en u wilt weten hoe de
Klant uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u uw vragen rechtstreeks aan de Klant stellen. In
die omstandigheden verwerken wij uw persoonsgegevens enkel als verwerker en kunnen wij
uw vraag alleen doorsturen naar de Klant.
• Indien u een Freelancer of personeelslid van een Leverancier of een Consultant van een
Leverancier bent die diensten verleent aan een Klant en u wenst te weten hoe een Klant uw
persoonsgegevens verwerkt (bv. in de kantoren van de Klant, in zijn registratiesystemen voor
bezoekers, zijn IT-systemen enz.), zijn wij op geen enkele manier betrokken bij de verwerking.
U dient uw vragen rechtstreeks aan de Klant te stellen.
• Indien u een personeelslid van een Leverancier of een Consultant van een Leverancier bent die
diensten verleent aan een Klant en u wenst te weten hoe de Leverancier uw persoonsgegevens
verwerkt wanneer hij via onze diensten zijn diensten aan de Klant verleent, treden wij op als
verwerker van uw Leverancier tenzij hierin uitdrukkelijk anders vermeld en kunnen wij uw
vraag alleen maar naar de Leverancier doorsturen.
2. Indien uw persoonsgegevens via het Platform worden verwerkt, maar u niet goed weet met wie u
contact moet opnemen voor vragen of verzoeken in verband met deze verwerking, zendt u een e-mail
naar info@pro-unity.com. Wij zullen uw vraag of verzoek dan naar de juiste partij doorzenden.
19 WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?
Samengevat: We verwerken verschillende soorten persoonsgegevens van onze Gebruikers, bv. omdat u
een profiel aanmaakt en uw cv uploadt of omdat u toestemming hebt om ons Platform te raadplegen en
te gebruiken voor administratieve taken. In dit artikel sommen we de verschillende categorieën
persoonsgegevens op die wij verwerken.
Wanneer u gebruik maakt van ons Platform, verzamelen en verwerken we de volgende categorieën
persoonsgegevens voor onze eigen doeleinden als verwerkingsverantwoordelijke:
- U bent een Freelancer:
• persoonlijke identificatiegegevens (bv. namen);
• elektronische identificatiegegevens (bv. IP-adressen);
• gegevens in verband met uw gebruik van het Platform of onze Applicatie;
• gegevens van uw tijdstaten en over het uitvoeren van de diensten voor de Klant;
• financiële identificatiegegevens (bv. bankrekeningnummer);
• schulden en uitgaven;
• overeenkomsten en schikkingen (bv. uw overeenkomst met de Klant);
• persoonlijke informatie (bv. leeftijd, geslacht, geboortedatum);
• huidig dienstverband (bv. functiebenaming en gegevens van de werkgever);
• professionele activiteiten (bv. referenties);
• beroepsbekwaamheden (bv. professionele vaardigheden);
• academisch curriculum;
• vergoeding (bv. dagtarief);
• prestatiebeoordeling;
• gebruik van IT-apparatuur (bv. welke browser, tijdstempels, gebruik van sociale media).
- U bent een personeelslid of vertegenwoordiger van een Klant:
• persoonlijke identificatiegegevens (bv. namen);
• elektronische identificatiegegevens (bv. IP-adressen);
• gegevens in verband met uw gebruik van het Platform of onze Applicatie;
• huidig dienstverband (bv. functiebenaming en gegevens van de werkgever);
• professionele activiteiten (bv. referenties);
• gebruik van IT-apparatuur (bv. welke browser, tijdstempels, gebruik van sociale media).
- U bent een personeelslid van een Leverancier of een Consultant van een Leverancier:
• persoonlijke identificatiegegevens (bv. namen);
• elektronische identificatiegegevens (bv. IP-adressen);
• gegevens in verband met uw gebruik van het Platform of onze Applicatie;
• gegevens van uw tijdstaten en met betrekking tot het uitvoeren van de diensten voor de Klant;
• huidig dienstverband (bv. functiebenaming en gegevens van de werkgever);
• gebruik van IT-apparatuur (bv. welke browser, tijdstempels, gebruik van sociale media).
20 WAAROM VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
Samengevat: Wij verwerken uw persoonsgegevens voor een aantal verschillende doeleinden, waaronder
om u ons Platform, Applicatie en diensten aan te bieden, om onze diensten aan Klanten te kunnen
aanbieden, om ons Platform, Applicatie en diensten te verbeteren enz. In dit artikel geven wij u een
overzicht van alle redenen waarom wij uw persoonsgegevens verwerken.
Wij verwerken uw persoonsgegevens om de volgende redenen:
(y) om u te informeren over onze diensten en mogelijkheden;
(z) om u onze diensten aan te bieden, met inbegrip van rekruteringsdiensten (d.w.z. u interessante
kansen aan te bieden, u uit te nodigen voor sollicitatiegesprekken enz.), behalve indien u een
Consultant van een Leverancier bent;
(aa) indien u een Freelancer bent, voor administratieve doeleinden (d.w.z. facturatie, het bijhouden
van tijdstaten, betaaladministratie en verslaggeving);
(bb) om Gebruikers te informeren over de marktsituatie;
(cc) om statistische redenen;
(dd) om ons Platform en onze dienstverlening te verbeteren;
(ee) om onze activiteiten uit te breiden, tenzij u een Consultant van een Leverancier bent;
(ff) indien u een Freelancer bent, om community’s van onze Gebruikers te vormen;
(gg) voor het benchmarken van vergoedingen op basis van profielen;
(hh) om veiligheidsredenen en om fraude en misbruik op te sporen, te voorkomen, op te volgen en te
rapporteren;
(ii) om derden te informeren in het kader van een eventuele fusie met, overname van/door of
afsplitsing van die derde, zelfs als die derde buiten de EU gevestigd is;
(jj) om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en een eventueel geldig verzoek van beleids-,
gerechtelijke of overheidsinstanties.
21 WAT MAAKT DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS GERECHTVAARDIGD?
Samengevat: De wet verplicht ons te specificeren op welke rechtsgrond wij ons baseren om uw
persoonsgegevens te verwerken (bv. uw toestemming). In dit artikel specificeren we per hierboven
opgesomd doeleinde op welke rechtsgrond wij ons baseren.
3. De wetgeving inzake gegevensbescherming eist dat wij u precies meedelen op welke rechtsgrond wij
ons baseren om de verwerking van uw persoonsgegevens te rechtvaardigen. Wij moeten dit voor elk van
de in artikel 4 hierboven opgesomde doeleinden uitleggen.
4. Voor doeleinde (b) baseren wij ons op uw toestemming. Wij zullen u alleen e-mails sturen met uw
voorafgaande toestemming, die u te allen tijde kunt intrekken. Hiervoor kunt u de optie “Uitschrijven”
in de u toegestuurde e-mails gebruiken.
5. Voor doeleinden (b) tot (d) verwerken we uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is om de
overeenkomst uit te voeren die we met u hebben voor het gebruik van ons Platform en de bijbehorende
diensten. Indien u voor rekening van een Klant werkt, beroepen wij ons op onze gerechtvaardigde
belangen om onze Diensten te kunnen verlenen.
6. Voor doeleinden (e) tot (k) verwerken wij uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is ten
behoeve van onze gerechtvaardigde belangen, in dit geval meer bepaald:
• om inzicht te krijgen in hoe het Platform en onze diensten worden gebruikt en in ons
gebruikersbestand;
• ten behoeve van onze commerciële belangen om ons bedrijf en onze diensten te verbeteren en
uit te breiden;
• voor onze veiligheidsbelangen;
• om bedrijfstransacties te kunnen afsluiten.
7. Voor doeleinde (l) moeten we uw persoonsgegevens verwerken om onze wettelijke verplichtingen te
kunnen nakomen.
22 ONTVANGERS EN OVERDRACHTEN
Samengevat: Uw persoonsgegevens worden met een beperkt aantal partijen, zoals onze eigen
dienstverleners, gedeeld en worden dus naar het buitenland doorgezonden. In dit artikel leggen we uit
naar wie we uw persoonsgegevens verzenden en hoe we ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens veilig
bewaard worden bij verzending naar het buitenland.
8. Uw persoonsgegevens kunnen worden verzonden naar de volgende categorieën ontvangers:
• uzelf;
• uw contacten of zakenrelaties;
• onze partners, klanten en dienstverleners;
• onze aandeelhouders en potentiële overnemers, waaronder de organisaties met wie wij
verbonden zijn, zoals de bedrijven van de HeadFirst Group;
• overheids-, gerechtelijke en andere bevoegde instanties.
9. Uw persoonsgegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte doorgegeven. Als we
uw persoonsgegevens aan een derde land buiten de Europese economische ruimte zouden moeten
doorgeven, zullen we passende veiligheidsmaatregelen nemen op basis van Uitvoeringsbesluit (EU)
2021/914 van de Europese Commissie.
23 HOELANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
Samengevat: Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de in artikel 4
genoemde doeleinden te bereiken.
Uw persoonsgegevens worden enkel bewaard zolang dat noodzakelijk is om de in artikel 4 hierboven
genoemde doeleinden te bereiken. Wij zullen uw persoonsgegevens anonimiseren wanneer zij niet meer
noodzakelijk zijn voor deze doeleinden, behalve wanneer er sprake is van:
• een zwaarder wegend belang van ProUnity of een andere derde om uw persoonsgegevens
identificeerbaar te houden;
• een verplichting uit hoofde van de wet- of regelgeving of een gerechtelijk of
administratief bevel dat ons belet deze te anonimiseren.
24 WELKE RECHTEN HEBT U?
Samengevat: U hebt het recht uw persoonsgegevens in te zien of te laten rectificeren of wissen of om de
verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken of er bezwaar tegen te maken. U hebt ook recht
op overdraagbaarheid van gegevens. In dit artikel leggen we uit hoe en op welke voorwaarden u deze
rechten kunt uitoefenen.
10. U hebt het recht om inzage te vragen van alle persoonsgegevens die wij hebben verwerkt voor zover
dat betrekking heeft op u. U kunt dit recht eerst en vooral via het Platform zelf uitoefenen. Wij behouden
ons het recht voor om veelvuldige verzoeken om inzage te weigeren die duidelijk zijn ingediend om ons
of anderen overlast of schade te berokkenen.
11. U hebt het recht om te vragen dat persoonsgegevens van u die onjuist zijn kosteloos worden
gecorrigeerd. U kunt veel van uw persoonsgegevens zelf op het Platform corrigeren. Indien een verzoek
tot correctie wordt ingediend, moet dat verzoek vergezeld gaan van een bewijs van de onjuistheid van
de gegevens waarvoor u om correctie vraagt.
12. U hebt het recht om te vragen dat persoonsgegevens van u worden gewist als zij niet langer
noodzakelijk zijn voor de hierboven opgesomde doeleinden. U dient er echter rekening mee te houden
dat een verzoek om wissing door ons zal worden beoordeeld op basis van:
• eventuele zwaarder wegende belangen van ons of een derde;
• verplichtingen uit hoofde van de wet- of regelgeving of gerechtelijke of administratieve
bevelen die strijdig kunnen zijn met deze wissing.
In plaats van wissing kunt u ook vragen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken
indien (a) u de juistheid van die gegevens betwist, (b) de verwerking niet gerechtvaardigd is of (c) die
gegevens niet meer noodzakelijk zijn voor de hierboven genoemde doeleinden, maar u deze nodig hebt
om u te verdedigen in een gerechtelijke procedure.
13. U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens voor de
doeleinden (e) tot (k) in artikel 4, maar u moet de bijzondere omstandigheden toelichten waarop uw
verzoek om bezwaar gebaseerd is.
14. Wanneer clausule 5.2 of 5.3 van toepassing is, hebt u het recht om van ons alle persoonsgegevens
die u aan ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen.
15. Elk verzoek aan ons kunt u per mail versturen naar info@pro-unity.com. U kunt dit e-mailadres
gebruiken om contact op te nemen met onze functionaris voor gegevensbescherming.
Een e-mail met een verzoek om een recht uit te oefenen zal niet worden opgevat als toestemming voor
verwerking van uw persoonsgegevens die verder gaat dan noodzakelijk om uw verzoek af te handelen.
In een dergelijk verzoek moet duidelijk worden vermeld en gespecificeerd welk recht u wenst uit te
oefenen, evenals de redenen daarvoor als dat vereist is. Het moet ook gedateerd en ondertekend zijn en
vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van uw geldige identiteitskaart die uw identiteit bewijst.
Zonder afbreuk te doen aan de toewijzing van verantwoordelijkheden zoals beschreven in artikel 1
zullen we u onmiddellijk op de hoogte brengen van de ontvangst van dit verzoek. Indien het verzoek
geldig blijkt, zullen wij u hiervan zo snel als redelijkerwijze mogelijk en ten laatste dertig (30) dagen na
ontvangst van het verzoek op de hoogte brengen.
Indien u een klacht hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens door ProUnity, kunt u altijd
contact opnemen met ons via het e-mailadres dat in de eerste alinea van deze clausule vermeld is. Indien
u niet tevreden bent met ons antwoord, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde autoriteit voor
gegevensbescherming, met name de Belgische autoriteit voor gegevensbescherming.